طوفان فكری آنلاين

استفاده از تكنولوژی برای جمع كردن ايده های تيم تان

بسياری از مديران تيم های مجازی را هدايت می كنند. اعضای تيم ممكن است فقط چند روز در هفته را به صورت فيزيكی حاضر باشند. شايد هم به طور كامل به صورت مجازی در تيم ايفای نقش نمايند و در شهر يا كشور ديگری زندگی كنند.

اگر چنين گروهی داشته باشيد، چطور می توانيد جلسات طوفان فكری موثری را برگزار كنيد؟ اين سوالی است كه مديران تيم مجازی بايد به آن پاسخ دهند. در اين مقاله بررسی می كنيم كه شما چگونه می توانيد از خدمات آنلاين برای خلق و اشتراک گذاری ايده ها در تيم استفاده كنيد.

طوفان فکری آنلاین چیست؟

طوفان فكری آنلاين كه به آن «طوفان فكری الكترونيكی» و «طوفان فكری تحت وب» نيز می گويند، اصطلاحی است که به تشريح تكنيک هايی می پردازد كه از اينترنت برای به اشتراک گذاری و توسعه ی ايده ها استفاده می كنند.

شما می توانيد از ابزارها و خدمات مختلفی برای طوفان فكری آنلاين استفاده كنيد. آنها تفاوت هایی با هم دارند ولی همگی در يک چيز مشتری هستند: آن ها اين امكان را به همكاران می دهند تا ايده هايشان را به صورت آنلاين به اشتراک بگذارند. اين اتفاق می تواند به صورت دوره ای يا به صورت همزمان صورت گيرد و نحوه ی انجام آن به موقعيت و سليقه ی شركت كنندگان بستگی دارد.

نکته:

اين مقاله به بررسی اصولی می پردازد كه بتوانيد جلسات طوفان فكری را به صورت آنلاين برگزار كنيد. برای پی بردن به نحوه ی برگزاری جلسات طوفان فكری، قبل از خواندن اين مقاله به مقاله ی طوفان فكری نگاهی بيندازيد. اصول برگزاری طوفان فكری همان اصول هستند با اين تفاوت كه طوفان فكری آنلاين در بستر اينترنت اجرا می شود.

مزايا و معايب ابزارهای آنلاين

طوفان فكری آنلاين از طوفان فكری گروهی و به صورت چهره به چهره بسيار كارآمدتر است. مطالعات نشان می دهد گروه هايی كه از روش های آنلاين استفاده می كنند ايده های منحصر به فرد و با كيفيت بيشتری نسبت به روش های سنتی خلق می كنند.
هم چنين طوفان فكری آنلاين باعث مي شود شركت كنندگان احساس رضايت و برابری بيشتری در حل جلسه داشته باشند.
يكی ديگر از مزايای طوفان فكری آنلاین اين است كه اعضای تيم بدون اينكه از طرف ساير همكاران تحت فشار باشند می توانند ايده های خود را بيان كنند.

هم چنين بسته به ابزاری كه در اين روش استفاده می شود، جلسه ی طوفان فكری آنلاين می تواند به صورت ناشناس برگزار شود تا اعضای گروه برای خلق ايده های بنيادی رغبت بيشتری داشته باشند. در ضمن اگر از ابزارهای ويژه ای استفاده كنيد، نياز به يادداشت برداری در طی جلسه نيز نخواهد بود.

مانند تمامی فعاليت های اينترنتی، طوفان فكری آنلاين نيز بايد در بستر اينترنتی مطمئن (رازدار) برگزار شود. اگر اينگونه نباشد امكان دارد اعضای تيم تمايلی به شركت در جلسه نداشته باشند. هم چنين شايد لازم باشد شركت كنندگان آموزش ببينند و حمايت شوند تا اينكه جلسه ی طوفان فكری آنلاين بازدهی بيشتری داشته باشد، مخصوصا اگر ابزارها و نرم افزارهای مورد استفاده در جلسه برای آنان تازگی داشته باشد. قبل از برگزاری جلسه آموزش های لازم را در اين زمينه ارائه دهيد و يا از كسانی كه در اين زمينه می توانند شما را ياری دهند، كمک بگيريد.

ابزارهای طوفان فكری آنلاين

ابزارهای بسيار ساده و تاثير گذاری برای طوفان فكری آنلاين وجود دارد. چندين پيشنهاد را برايتان آورده ايم. آنچه كه در تيم تان به آن نياز داريد را به كار بگيريد.

Google drive

يكی از ساده ترين ابزارهای طوفان فكری آنلاين Google drive است. برای برگزاری طوفان فكری با اين روش می توانيد سند يا صفحه ی جديدی را باز كنيد يا اينكه فايل هايی كه قبلا روی آن كار شده است را بارگذاری كنيد. شما برای اين كار بايد حساب كاربری داشته باشيد ولی همكاران شما نيازی به داشتن حساب كاربری ندارند.

اطمينان پيدا كنيد كه فايل را با تمام كسانی كه قرار است دسترسی داشته باشند اشتراک گذاری كرده سپس با Google drive هر كسی كه مي خواهيد به فايل ها دسترسی داشته باشند را دعوت نماييد.
آنها می توانند به صورت همزمان يا هر وقت كه لازم بود به فايل ها دسترسی پیدا كنند و نظرات آنها به محض اينكه بنويسند، ظاهر خواهد شد.

اعضای تيم می توانند روی سند نظر بدهند (برای اين كار روی آيكون comment كليک می كنند) يا اينكه می توانند مستقيما متن مورد نظرشان را به سند اضافه كنند. هر تغييری كه انجام شود با نام نويسنده اش خواهد بود و Google drive به صورت خودكار تمامی تغييرات را ذخيره خواهد كرد .

يكی از مزاياي ابزار Google drive اين است كه لازم نيست همه ی اعضا به صورت همزمان حاضر باشند. جلسه ی طوفان فكری ممكن است چندين روز طول بكشد و افراد در زمان های مختلف در نقاط جغرافيايی متفاوت در جلسه طوفان فكری شركت كنند.

Instant messenger / chat

اگر همه ی اعضا به طور همزمان آنلاين باشند، Instant messenger يا صفحه ی گفتگو راهی موثر برای طوفان فکری الكترونيكی است. به راحتی آنها را به گروه دعوت كرده و طوفان فكری را آغاز كنيد.
بسته به ابزاری كه از آن استفاده می كنيد، می توانيد گفتگوهای انجام شده را ذخيره كنيد تا بعدها از آن ها استفاده کنید.

سيستم عامل های ابری

بعضی از شركت ها از سيستم عامل طوفان فكری الكترونيكی شخص ثالث استفاده می كنند تا به همكارانشان كمک كنند از راه دور در جلسه شركت كنند. مزيت اين روند اين است كه بسياری از اين سيستم عامل ها، ابزارها و قالب هايی را ارائه می دهند كه به شما در خلق ايده ها و خلاصه سازی آن ها كمک می كند.

براي مثال، Stormbord اين امكان را به شما می دهد تا ويدئوها را به اشتراک بگذاريد، ايده ها را اولويت بند ی كنيد، در سيستم نظر دهی شركت كنيد و برای فعاليت های گروه گزارش تهيه كنيد. دسترسی به اين ابزار رايگان است و  نسخه ی موبايل آن نيز فراهم است.
Mind 42، سيستم عامل ابری ديگری است كه ضمن رايگان بودن، به شما در خلق نقشه های ذهنی گروهی كمک می كند.

نکته 1:

ابزارهای آنلاين ديگری وجود دارند كه شما می توانيد برای به اشتراک گذاری ايده ها با ساير همكاران از آن ها استفاده كنيد. ويدئو كنفرانس آنلاين، بهترين ابزار ضبط يک جلسه است. اما وقتی كه اعضای تيم در زمان های متفاوتی آنلاين هستند به ابزارهای ديگری نياز است. Skype نيز ابزاری مناسب برای تيمی است كه اعضای آن دور از هم هستند و از اين طريق به سادگی می توانيد گروههای 10 نفره يا بيشتر درست كنيد و به بحث بپردازيد.

نکته 2:

اگر موضوع جلسات طوفان فكری آنلاين محرمانه است، قبل از شروع جلسه از امن بودن بستری كه از آن استفاده می كنيد اطمينان حاصل كنيد.

مبارزه با اطلاعات اضافی

طوفان فكری آنلاين می تواند بسيار موثر باشد. با اين وجود مطالعاتی نيز نشان می دهد كه در بسياری مواقع اطلاعات اضافی در آن پديدار می شوند.
گاه و بيگاه اعضای گروه غرق در اطلاعاتي می شوند كه چندان كاربردی نيستند. مخصوصا اگر تعداد اعضا و ميزان نظرات زياد باشد.

يكی از راهها برای مبارزه با چنين پديده ای استفاده از روش تحويل برای آرام كردن مسير هجوم ايده هاست. اين كار باعث می شود اعضای تيم زمان بيشتری برای پردازش مطلب خوانده شده داشته باشند و بتوانند عميق تر برروی ايده های پيشنهادی فكر كنند. ابزارهايی مثل Google drive در چنين مواردی بسيار كمک كننده هستند چون كاربر هر زمان كه خودش دوست داشت می تواند ايده پردازی كند. در نهايت اينكه می توانيد يک نفر را به عنوان تسهيل كننده در جلسه انتخاب كنيد تا جلسه نظم بيشتری داشته باشد.

ا

نکات کلیدی:

بزارهای مناسب زيادی برای برگزاری طوفان فكری آنلاين وجود دارد. اگر درست استفاده شوند، طوفان فكری آنلاين باعث می شود ايده های بنيادی مطرح شوند و افراد خجالتی به راحتی در بحث ها شركت كنند و به صورت خودكار تمامی ايده ها در يكجا ذخيره شوند. با اين حال ممكن است اطلاعات اضافی در اين روش زياد باشد كه می توانيد با استفاده از ابزارهایی مثل Google drive يا انتخاب يک نفر به عنوان تسهيل كننده، با اين پديده مبارزه كنيد .

 

جایزه 49 هزار تومانی:

عکس جلسات طوفان فکری خودتان را به شماره تلگرام 09301136385 بفرستید تا محصول (محاسبات سریع ریاضی) به ارزش 49 هزار تومان را به رایگان برای شما بفرستیم.